Nếu bạn đang làm việc trong môi trường văn phòng hành chính thì chắc hẳn cụm từ “công văn” đã quá quen thuộc đối với bạn rồi. Thế nhưng nếu sếp bạn yêu cầu soạn thảo công văn bằng tiếng Anh thì phải làm sao đây? Liệu bạn đã biết cách trình bày công văn bằng tiếng Anh đúng cách?

1. Công văn tiếng Anh là gì?

Trước tiên, hãy cùng tìm hiểu định nghĩa công văn là gì. Công văn là một loại văn bản hành chính được sử dụng trong các cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp. Đây được coi là phương tiện giao tiếp chính thức được cấp trên ban hành xuống cấp dưới để thông báo về một sự việc cụ thể. Có một số loại công văn phổ biến như công văn yêu cầu, công văn giải trình, công văn mời họp…

Vậy Công văn tiếng Anh là gì? Trong tiếng Anh, công văn được gọi bằng thuật ngữ Official dispatch hoặc Documentary. Nội dung của một Official dispatch (hay Documentary) thường sẽ bao gồm thông báo, chỉ đạo, hướng dẫn hoặc phân công nhiệm vụ để các cá nhân, tổ chức nhận được công văn lên kế hoạch và thực hiện theo đúng những gì ghi trong văn bản.

Ngoài cụm từ chung là Official dispatch hay Documentary một số loại công văn cụ thể cùng sẽ có tên gọi riêng trong tiếng Anh như:

– Công văn hỏa tốc: Dispatch express

– Công văn hướng dẫn: Instructive dispatch

– Công văn chỉ đạo: Directive dispatch

– Công văn đến: Incoming official dispatch

– Công văn đi: Official dispatch travels

• Nội dung các phần trong công văn tiếng Anh là gì?

Cũng giống như trong tiếng Việt, một công văn bằng tiếng Anh có bố cục cơ bản gồm 3 phần: Mở đầu, nội dung và kết thúc.

2.1. Phần mở đầu công văn

Đối với một công văn thì mở đầu phần bắt buộc phải có, đây là phần mà người soạn thảo phải đưa ra được vấn đề cần giải quyết. Ở phần mở đầu, người soạn thảo sẽ giới thiệu về nội dung tổng quát của văn bản bằng cách trình bày lí do vì sao công văn được ban hành, mục đích của công văn hướng tới là gì và đối tượng tiếp nhận là ai. Đây chính là phương thức để dẫn dắt người đọc tới nội dung chính của công văn ở phần sau.

2.2. Phần nội dung chính của công văn

Phụ thuộc vào mục đích cụ thể khi ban hành công văn, người soạn thảo sẽ triển khai nội dung chính sao cho phù hợp với từng tình huống mà vẫn phải phát huy được hiệu quả cao nhất.

Thông thường, phần nội dung của công văn phải tuân theo các yêu cụ thể như:

– Đề cập tới ý kiến của các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền liên quan đến những phương án giải quyết được nêu ra ở công văn.

– Trình bày được các đề xuất theo trình tự, có logic, rõ ràng và tập trung vào chủ đề mà công văn hướng tới.

– Sử dụng ngôn từ và văn phong theo phong cách hành chính, lịch sự và quan trọng là phải đảm bảo tính khách quan của công văn.

2.3. Phần kết thúc công văn

Ở phần này, những nội dung chính của công văn cần được tóm gọn và nhấn mạnh lại một cách ngắn gọn, súc tích nhằm xác định rõ ràng trách nhiệm của các cá nhân, tổ chức có liên quan.

Ngoài ra, phần kết thúc của công văn cũng không được thiếu lời chào hoặc lời cảm ơn một cách lịch sự, chuyên nghiệp.

3. Những lưu ý khi soạn công văn tiếng Anh là gì?

3. 1. Về hình thức

– Từ ngữ sử dụng trong công văn phải là từ vựng đúng chuyên ngành và câu văn phải đúng ngữ pháp.

– Ngôn ngữ trong công văn phải mang tính khách quan, thể hiện sự tôn trọng một cách lịch sự và nghiêm túc.

– Những đại từ xưng hô phải được sử dụng chính xác và phù hợp. Ví dụ, “Mr” dùng để gọi đối tượng là nam giới nói chung, “Miss” dành cho người phụ nữ chưa có gia đình hoặc “Mrs” khi muốn nhắc tới người phụ nữ đã có gia đình.

– Xây dựng bố cục công văn một cách logic, rõ ràng để người nhận công văn dễ theo dõi và ghi nhớ.

– Lưu ý đến những chi tiết nhỏ như căn chỉnh lề, quốc hiệu, tiêu chữ, số ký hiệu… trên công văn cũng phải đúng chuẩn theo quy định.

– Lựa chọn loại công văn phù hợp vì mỗi mục đích sẽ phù hợp với một loại công văn khác nhau.

3.2. Về nội dung

– Lựa chọn chủ đề thích hợp và thống nhất nội dung của toàn bộ công văn dựa theo chủ đề ấy, không lan man sang những chủ đề khác gây khó hiểu cho người tiếp nhận.

– Nội dung của công văn phải đảm bảo được các tiêu chí: ngắn gọn, súc tích, bám sát chủ đề và hướng tới mục đích ban hành công văn ấy.  

– Các nội dung trong công văn phải được lập luận chặt chẽ, mang tính xác thực. Ngoài ra, tính khách quan và rõ nghĩa cũng là một yếu tố quan trọng mà người soạn thảo công văn phải chú ý.  

Như vậy, bài viết trên đây đã giải đáp cho câu hỏi công văn tiếng Anh là gì đồng thời hướng dẫn bạn đọc cách để trình bày, soạn thảo cũng như lựa chọn loại công văn phù hợp với mục đích. Hy vọng bạn có thể áp dụng những kiến thức trên vào thực tiễn một cách khoa học và hiệu quả.