Để một công ty hay doanh nghiệp hoạt động hiệu quả thì có rất nhiều vị trí đóng góp vai trò quan trọng trong bộ máy vận hành của công ty đó. Và Procurement manager là một trong những vị trí không thể thiếu đối với bất kì công ty nào trong thời buổi cạnh tranh kinh tế thị trường như hiện nay. Vậy Procurement manager là gì? Vị trí này có nhiệm vụ gì trong công ty? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

1. Procurement Manager là gì?

Procurement manager có nghĩa là Người quản lý thu mua, hay có thể nói dễ hiểu hơn là Quản lý mua hàng. Họ là người đảm bảo quy trình sản xuất của một doanh nghiệp được vận hành trơn tru bằng cách giám sát chặt chẽ nguồn cung cấp nguyên liệu đầu vào. Không chỉ vậy, họ còn là người thương lượng giá cả với đối tác bên cung cấp hàng, quản lý đầu chi ngân sách để mua nguyên vật liệu hay trang thiết bị phục vụ cho việc sản xuất.

Ngoài ra, quản lý thu mua là người sẽ đánh giá nhà cung cấp liệu có phù hợp theo tiêu chí mà công ty đang hướng tới hay không, sản phẩm mà họ cung cấp có đảm bảo chất lượng như yêu cầu hoặc quá trình giao hàng có đúng tiến độ hay không. Chính vì vậy, có thể nói bằng vị trí này đóng góp vai trò vô cùng quan trọng đối với sự phát triển lâu dài của công ty.

• Nhiệm vụ chính của Procurement Manager là gì?

Là một quản lý thu mua đồng nghĩa với việc khối lượng công việc sẽ không cố định, bạn phải là người linh hoạt và có khả năng ứng biến tùy theo tình hình cụ thể. Tuy nhiên, chúng ta vẫn có thể tóm gọn nhiệm vụ chính của một procurement manager sẽ bao gồm những công việc sau:

– Xây dựng kế hoạch mua hàng chi tiết cho công ty.

– Đề xuất những chiến lược lâu dài và trình lên ban lãnh đạo.

– Đảm bảo duy trì ổn định những hoạt động mua hàng cho công.

– Tìm kiếm những nhà cung cấp khác nhau cho nguồn hàng mà công ty cần, tìm cách tiết kiệm chi phí cho công ty nhất bằng cách phỏng vấn, tới thăm các nhà máy và trung tâm phân phối của phía nhà cung cấp.

– Lựa chọn bên cung cấp hàng phù hợp với những tiêu chí công ty đề ra bằng cách thu thập thông tin, số liệu để đánh giá hiệu quả của các nhà cung ứng trên thị trường.

– Thương lượng với nhà cung cấp về giá cả, điều kiện và những yếu tố liên quan của nguồn nguyên vật liệu.

– Đại diện công ty đàm phán các điều khoản và ký kết hợp đồng mua hàng với bên cung.

– Lên kế hoạch và tổ chức các buổi đấu thầu để chọn nhà cung ứng phù hợp.

 – Giám sát, kiểm tra số lượng và chất lượng nguồn hàng, thời gian giao hàng từ bên đối tác dựa theo những điều khoản đã ký kết.

– Khiếu nại hoặc yêu cầu bồi thường nếu trong quá trình cung ứng xảy ra sai sót từ phía đối tác.

– Kiểm kê và quản lý hàng tồn kho, đảm bảo quá trình sản xuất không bị gián đoạn do thiếu hụt hay ứ đọng nguyên vật liệu.

• Những tố chất cần có của Procurement Manager là gì?

Để trở thành một người quản lý giỏi hoàn toàn không phải việc đơn giản, đặc biệt khi bạn là một quản lý thu mua, bạn phải là người hội tụ đủ kỹ năng làm việc, biết cách sử dụng chúng phù hợp với hoàn cảnh và thời điểm.  

Kỹ năng thương lượng 

Đây là một trong những kỹ năng quan trọng và cần thiết nhất với một người quản lý mua hàng. Khả năng đàm phán được giá tốt càng cao thì càng chứng tỏ bạn là một người biết hướng về lợi ích của công ty trong mắt ban lãnh đạo.

Kỹ năng quản lý tài chính

Ngân sách của công ty luôn luôn có hạn, chính vì thế quản lý thu mua phải là người có khả năng quản lý tài chính, biết phân chia ngân sách sao cho phù hợp với khối lượng nguồn hàng cần mua vào. Bạn phải chi phối nguồn tiền sao cho không chỉ đảm bảo được quá trình sản xuất của công ty được ổn định mà còn phải gia tăng lợi nhuận nếu có thể, tránh tuyệt đối việc lãng phí ngân sách vào những lí do không chính đáng.  

Kỹ năng quản lý rủi ro

Trong quá trình làm việc, mọi thứ sẽ không thể nào luôn luôn suôn sẻ, chắc chắn sẽ có những sai sót hay sự cố xảy ra. Điều quan trọng là ở vị trí một người quản lý, bạn phải có khả năng dự đoán các rủi ro có thể diễn ra để ngăn chặn hay đưa ra những phương án dự phòng. Nếu có những vấn đề xảy ra ngoài tầm kiểm soát thì bạn cũng phải là người biết ứng phó nhanh nhất với những tình huống đó.

Kỹ năng lãnh đạo

Procurement Manager không phải là người duy nhất sẽ thực hiện toàn bộ quy trình thu mua trong công ty. Họ là quản lý của một bộ phận thu mua. Chính vì thế mà việc điều phối nhân sự sao cho phù hợp với khối lượng và tiến độ công việc là vô cùng quan trọng đối với một người quản lý. Bạn càng giỏi trong việc kết nối và tương tác với nhân viên thì công việc sẽ càng thuận lợi, hiệu quả đạt được càng cao. Có thể nói rằng đây là một kỹ năng mềm mà bất cứ quản lý thu mua nào đều nên học hỏi và trau dồi.

Kỹ năng phân tích thị trường

Để có thể thương lượng giá cả với nhà cung cấp thì việc nắm bắt được xu hướng thị trường là tối quan trọng. Người quản lý có khả năng cập nhật và phân tích thị trường chắc chắn sẽ là người đưa ra các quyết định thu mua hợp lí và mang về nhiều lợi nhuận cho công ty.

Vị trí Procurement manager không phải là một vị trí dễ dàng ai cũng có thể làm được, chắc chắn các công ty hay doanh nghiệp đòi hỏi rất nhiều kỹ năng cũng như chuyên môn nhất định đối với những Procurement manager. Mong rằng bài viết trên đây đã giúp bạn có được cái nhìn tổng quan cũng như định hướng về vị trí Procurement manager đầy thử thách này.